Optimiser ses e-mails professionnels

En présentiel ou en distanciel

Objectifs

  • Préparer le contenu de son message en choisissant uniquement les informations pertinentes
  • Structurer son message en fonction de l’objectif de communication.
    • soulever un problème
    • répondre à un problème
    • informer
    • laisser une trace
  • Rédiger aisément des contenus clairs, concis, concrets et courtois.
  • Limiter tout risque d’interprétation via le choix des mots et des connecteurs
  • Utiliser à bon escient les formules d’appel et de fin en fonction de la situation et de l’interlocuteur.
  • Optimiser la mise en page pour être encore plus impactant, convaincant.

Thèmes développés

Communiquer par e-mail tant en interne qu’envers l’extérieur

  • Rappels des éléments clés de toute communication (Emetteur, message, récepteur, code, canal, feed-back)
  • Questions essentielles en amont :  pour quoi, pour qui ?
  • S’interroger sur ce qu’on sait du ou des destinataires (objectifs, motivations, freins, expériences, etc.)
  • Présenter le problème et/ou l’information en se mettant à la place du ou des destinataires

Construire un e-mail

  • Sensibilisation à l’A.T (Analyse Transactionnelle) et aux 3 rôles possibles pour choisir ses mots et arguments
    • Enfant = émotion
    • Parent = jugement
    • Adulte = fait
  • Importance du champ « objet » : 1ère clé d’entrée
  • Organisation des idées, structure en fonction de l’objectif visé :
  • Répondre à un problème,
  • Soulever un problème
  • Informer
  • Laisser une trace
  • Paragraphes = une idée
  • Mots de liaison en début de paragraphes pour rester maître(sse) de son écrit

Rédiger un e-mail en respectant les 4 C : concret, clair, concis, courtois

  • Prise de conscience des risques d’interprétations
  • Opter pour le réflexe digne de l’écoute active (appeler ou oser un mail de demandes de précisions en mentionnant l’ambiguïté relevée)
  • Rédiger Concret
    • Quantifier
    • Dater
    • Donner des références, des exemples
  • Rédiger Concis
    • Rédiger des phrases de moins de vingt mots
    • Limiter les « qui », « que » et les négations
    • Choisir des synonymes plus courts
  • Rédiger Clair
    • Ponctuation
    • Coordination
    • Pronoms
    • Acronymes et jargon à « traduire »
  • Rédiger Courtois
    • Choix des formules d’appel et de fin
    • Langage choisi

Soigner la mise en forme

  • Choix de la police
  • Utilisation judicieuse des outils de mise en évidence (couleurs, souligner, encadrer, etc.)
  • L’importance des paragraphes et des passages à la ligne appropriés
  • Construire des listes CHOC (chapeautée, homogène, organisée, concise)

Méthodes mobilisées

  • Méthodes pédagogiques : alternance de théorie et d’exercices pratiques
  • Mise à disposition d’un support pédagogique à l’issue de la formation

Modalités d’évaluation  : La formatrice évalue les acquis en utilisant des exercices pratiques à la fin de chaque séquence pédagogique et un exercice pratique de synthèse et un QCM en fin de formation.

 Public : toute personne souhaitant améliorer l’efficacité de ses e-mails

 Prérequis : aucun

 Durée : 1 jour

 Modalité : en présentiel ou en distanciel en groupe de 10 stagiaires maximum

 Délai d’accès : suite à votre préinscription à la formation, il existe un délai moyen de mise en œuvre d’un mois

 Tarif pour  7 heures en intra :  1500 euros

 

Screenshot_20220901_170211Screenshot_logo qualiopiLa certification qualité a été délivrée au titre des catégories d’actions suivantes :

ACTIONS DE FORMATION

V2 10/2022