Optimiser ses e-mails professionnels

En présentiel ou en distanciel

Objectifs

• Préparer le contenu de son message en choisissant uniquement les informations pertinentes
• Structurer son message en fonction de l’objectif de communication.
  • soulever un problème
  • répondre à un problème
  • informer
  • laisser une trace
• Rédiger aisément des contenus clairs, concis, concrets et courtois.
• Limiter tout risque d’interprétation via le choix des mots et des connecteurs
• Utiliser à bon escient les formules d’appel et de fin en fonction de la situation et de l’interlocuteur.
• Optimiser la mise en page pour être encore plus impactant, convaincant.

Thèmes développés

Communiquer par e-mail tant en interne qu’envers l’extérieur

• Rappels des éléments clés de toute communication (Emetteur, message, récepteur, code, canal, feed-back)
• Questions essentielles en amont :  pour quoi, pour qui ?
• S’interroger sur ce qu’on sait du ou des destinataires (objectifs, motivations, freins, expériences, etc.)
• Présenter le problème et/ou l’information en se mettant à la place du ou des destinataires

Construire un e-mail

• Sensibilisation à l’A.T (Analyse Transactionnelle) et aux 3 rôles possibles pour choisir ses mots et arguments
  • Enfant = émotion
  • Parent = jugement
  • Adulte = fait
• Importance du champ « objet » : 1ère clé d’entrée
• Organisation des idées, structure en fonction de l’objectif visé :

• Répondre à un problème,
• Soulever un problème
• Informer
• Laisser une trace

• Paragraphes = une idée
• Mots de liaison en début de paragraphes pour rester maître(sse) de son écrit

Rédiger un e-mail en respectant les 4 C : concret, clair, concis, courtois

• Prise de conscience des risques d’interprétations

• Opter pour le réflexe digne de l’écoute active (appeler ou oser un mail de demandes de précisions en mentionnant l’ambiguïté relevée)
• Rédiger Concret
  • Quantifier
  • Dater
  • Donner des références, des exemples
• Rédiger Concis
  • Rédiger des phrases de moins de vingt mots
  • Limiter les « qui », « que » et les négations
  • Choisir des synonymes plus courts

• Rédiger Clair
  • Ponctuation
  • Coordination
  • Pronoms
  • Acronymes et jargon à « traduire »

• Rédiger Courtois
  • Choix des formules d’appel et de fin
  • Langage choisi

Soigner la mise en forme

• Choix de la police
• Utilisation judicieuse des outils de mise en évidence (couleurs, souligner, encadrer, etc.)
• L’importance des paragraphes et des passages à la ligne appropriés
• Construire des listes CHOC (chapeautée, homogène, organisée, concise)

Méthodes mobilisées

• Méthodes pédagogiques : alternance de théorie et d’exercices pratiques
• Mise à disposition d’un support pédagogique à l’issue de la formation

Modalités d’évaluation  : La formatrice évalue les acquis en utilisant des exercices pratiques à la fin de chaque séquence pédagogique et un exercice pratique de synthèse et un QCM en fin de formation.

 Public : toute personne souhaitant améliorer l’efficacité de ses e-mails

 Prérequis : aucun

 Durée : 1 jour

 Modalité : en présentiel ou en distanciel en groupe de 8 stagiaires maximum

 Délai d’accès : suite à votre préinscription à la formation, il existe un délai moyen de mise en œuvre d’un mois

 Tarif pour  7 heures en intra :  1600 euros pour un groupe allant jusqu’à 8 personnes

Accessibilité : intervenant uniquement en intra, je vérifie l’adaptation des moyens de la prestation pour les personnes en situation de handicap. J’adapte mes supports après réception des recueils de besoins envoyés en amont de mes formations.

Télécharger le programme en cliquant ici

 

V3 02/2024